כל חברה, ארגון או עסק הרואים את עצמם כיום כמובילים בתחומם, מחזיקים במערכות תקשורת מתוחכמות הנותנות מענה לקהל הלקוחות בכל שעה ומועד. חשיבותו של מענה אנושי בהתקשרות הלקוח אל המשרד הינה רבה וקריטית עבור העסק.
עסק אשר מחזיק מענה עסקי אנושי בהתקשרות אליו, יוצר אוירה והרגשה כי הלקוח חשוב לו גם כשהמשרד סגור, גם כשהקו תפוס וגם כשהעובדים נמצאים בהפסקה. שירותי משרד המחזיקים במענה אנושי מעבירים מסר ברור כי אצלם העבודה תמיד ממשיכה וכי העסק אינו נח ואינו קופא על שמריו לעולם.
מהם שירותי מענה אנושי עשרים וארבע שעות ביממה?
בשוק התקשורת של העשור השני לשנות ה- 2000 מצויות חברות המתמחות במתן מענה לעסקים בדמות מענה טלפוני אנושי. חברות אלו מעסיקות מוקדנים מיוחדים אשר מקבלים את שיחות הלקוחות אל העסק, הארגון או החברה המדוברים.
מוקדנים אלו הינם שכירים מקצועיים של חברת התקשורת ואינם עובדים באופן ישיר תחת העסק המדובר. המוקדנים נותנים מענה לשלל פניות של הלקוחות כגון : רישום פרטיו של המתקשר, העברת אינפורמציה כללית ללקוחות, ניהול של יומן פגישות, ניהול מערך תורים באופן אינטראקטיבי וקבלה של הזמנות.
בנוסף לכך, יכולים המוקדנים למסור פרטים על המוצרים אשר העסק מוכר ומתעסק בהם, לנהל מוקד שירות לקוחות, גבייה באמצעות הטלפון ומוקד שירות ותמיכה באתר החברה באינטרנט ובאופן מקביל ללקוח המתקשר. הלקוח המתקשר לא יודע כי המוקדן אינו עובד של החברה אלא שכיר של חברת התקשורת.
לפיכך, שירות מענה אנושי מאפשר לבתי העסק:
- פעילות 24 שעות ביממה
- קבלת הודעות מלקוחות מחוץ לשעות העבודה השגרתיות
- חיסכון בעלויות כוח אדם
- הענקת חזות מרשימה ואיכותית כלפי לקוחות בית העסק
ניהול מרפאה וקביעת תורים
כל מרפאה איכותית עומדת מול המורכבות שבקביעת תורים. קביעת התורים נעשית בדרך כלל על ידי שירותי מזכירות. הדבר יוצר עומס רב ומיותר על מזכירת הרופא אשר נאלצת לטפל רוב היום בקביעת התורים ואינה יכולה להתפנות למתן שירות הולם ומתאים ללקוחות המרפאה.
קביעת תורים על ידי המזכירה הינה פרוצדורה מסורבלת לא רק עבורה אלא גם עבור הלקוחות אשר לא פעם נתקלים בקו תפוס, בשיחה ממתינה, בשעות המתנה מרובות ובחוסר סבלנות ניכר עם הגעתם אל המרפאה. אחת הדרכים לפתור בקלות קושי זה היא שירות קביעת תורים על ידי מענה אנושי חכם.
שירות זה יכול להיעשות על ידי מוקדנים שכירים אשר ינהלו את מוקד קביעת התורים של המרפאה, או על ידי מענה טלפוני ממוחשב אשר התורים נקבעים אליו בלחיצה על מקשי הטלפון. שירותים אלו עוסקים בקביעת תורים, ביטול התורים, ניהול היומן, עדכון פעולות, מסירת פרטים כלליים ושימוש בתוכנת רופאים עדכנית.
מענה טלפוני עשרים וארבע שעות ביממה
בנוסף לכך, מחזיקות חברות התקשורת בשירותי מרכזיות מתקדמים ביותר דרך הטלפון. מרכזיות אלו מחוברות טלפונית אל כל המשרד או העסק ומאפשרות מענה, השארת הודעות והעברת שיחות אל כל מקום במשרד בכל זמן נתון.
מרכזיות אלו דגיטליות או וירטואליות יכולות להתחבר אל רשת האינטרנט ויכולות לנתב שיחות גם אל מחוץ לארץ. מרכזיות אלו מאפשרות לעסק עבודה סביב השעון גם כשהעובדים נמצאים אל מחוץ למשרד. יש לציין כי כל האמור במאמר זה הינו בגדר של המלצה בלבד.
מענה טלפוני עסקי - מאפשר לבתי עסק חיסכון בעלויות כוח-אדם, פעילות 24 שעות ביממה, הענקת חזות מרשימה ואיכותית כלפי לקוחות בית העסק ועוד'.
